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展示会の備品・用品は何が必要？ブース別チェックリストと準備のコツ
展示会で成果を上げるには適切な備品を揃えることが欠かせません。必要な備品が不足していると来場者対応に支障をきたし、逆に過剰に用意するとコストや搬入の負担が増えてしまいます。
しかし「何を準備すれば良いのかわからない」「買うべきかレンタルすべきか判断できない」と悩む担当者も多いです。
そこで本記事では展示会ブースに必要な備品をエリア別・用途別に整理し、選び方や準備のコツを解説します。
展示会の備品調達はエリアごとに考えるのがコツ
展示会の備品を効率よく準備するには、ブースを機能別のエリアに分けて考える方法が有効です。
展示会ブースは大きく「受付エリア」「商談・接客エリア」「プレゼンテーション・デモエリア」の3つに分類できます。それぞれのエリアで求められる機能が異なるため必要な備品も異なるのが特徴です。エリアごとに整理することで抜け漏れを防ぎ、優先順位をつけた調達計画を立てやすくなります。
また備品は「購入」と「レンタル」を使い分けることも重要です。繰り返し使用するものは購入し、大型機材や高価な什器はレンタルを活用することでコストを最適化できます。本記事のリストを参考に、自社のブース規模や出展目的に合わせて必要な備品を洗い出してみてください。
【エリア別】展示会のブースに必要な備品リスト
ここからは展示会ブースの3つのエリアごとに必要な備品を紹介します。
受付エリアで必要な備品
受付エリアは来場者と最初に接点を持つ場所であり、企業の第一印象を左右する重要なエリアです。スムーズな対応ができるよう、来場者の記録や資料配布に必要なアイテムを揃えましょう。必要な備品リストは次の一覧を参考にしてください。
- 受付カウンター
- 受付用看板・サイン
- 名刺受け（貴名受け）
- パンフレット・カタログ用スタンド
- 来場者記録用タブレットまたはアンケート用紙
- 筆記用具（ボールペン、メモ帳）
- 手指消毒液
- 卓上POP（誘導案内用）
- ノベルティ配布用の袋
- 椅子（スタッフ用）
- 置き時計
- ゴミ箱（小型）
特に受付カウンターは来場者の目に留まりやすい位置に設置し、看板やサインで「受付」と明示することが大切です。名刺を受け取る機会が多いため、名刺受けは複数用意しておくと安心です。
なおPOPのおすすめアイテムについては下記の記事も参考にしてください。
https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no26/
商談・接客エリアで必要な備品
商談・接客エリアは来場者との具体的なやり取りを行う場所です。落ち着いて話ができる環境を整え、必要な資料や機器をすぐに取り出せる状態にしておくことが求められます。必要な備品リストをまとめると、以下の通りです。
- 商談用テーブル
- 椅子セット（来場者用・スタッフ用）
- テーブルクロス
- 会社案内・製品カタログ
- 提案資料・見積もりサンプル
- タブレットまたはノートPC（商品説明・デモ用）
- 名刺ファイル
- クリアファイル（資料提供用）
- 契約書・申込書
- 飲み物・軽食（接客用）
- メモ帳・付箋
- 電源タップ・延長コード
商談テーブルはブースの奥側に配置するのが一般的です。通路から見えにくい位置にすることで来場者がリラックスして話せる環境を作れます。テーブルクロスは企業カラーを取り入れたものを選ぶと統一感が生まれます。また電源タップは商談中にタブレットやPCの充電が切れる事態を防ぐために必須のアイテムです。
なお展示会向けテーブルの選び方は下記もご覧ください。
https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no17/
プレゼンテーション・デモエリアで必要な備品
プレゼンテーション・デモエリアは製品やサービスの魅力を視覚的に伝えるための場所です。映像や音声を使った訴求を行う場合は機材トラブルが致命的な問題になるため、入念な準備が必要になります。必要な備品リストは下記を参考にしてください。
- 大型モニター・ディスプレイ
- プロジェクター
- スクリーン
- プレゼンテーション用PC（予備含む）
- マイク・スピーカー・アンプ
- HDMIケーブル・接続ケーブル類
- レーザーポインター
- 演台
- 照明機器（スポットライトなど）
映像機器は事前に接続テストを行い、本番環境で正常に動作するか確認しておきましょう。PCは予備機を用意し、プレゼン資料は複数の媒体にバックアップを取っておくと安心です。ケーブル類は長さに余裕のあるものを選び、配線が来場者の動線を妨げないよう配線カバーで保護してください。
またモニターの選定やレンタルについては下記の記事で詳しく解説しています。
https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no30/
【用途別】展示会の運営をスムーズにする備品リスト
続いて展示会における用途別に備品リストを解説します。レンタルを検討すべきアイテムについても解説するので参考にしてみてください。
展示・装飾関連の備品
展示・装飾関連の備品はブースの見た目を左右する重要なアイテムです。来場者の目を引くデザインと統一感のある装飾で、企業イメージを効果的に訴求しましょう。おすすめの備品リストを一覧にまとめると、以下の通りです。
- バナースタンド
- タペストリー
- バックパネル・背面装飾
- 展示台・ディスプレイ棚
- ショーケース
- 卓上・展示パネル
- のぼり旗
- 看板（床置き・吊り下げタイプ）
- カーペット・床材
- 間仕切りパネル
- 照明器具（LEDライト）
- 紙什器
- アクリルスタンド・POPスタンド
- デジタルサイネージ
このカテゴリでは、大型什器や高価な照明機器はレンタル用品を活用するのがおすすめです。バックパネルや間仕切りパネル、ショーケースは購入すると保管場所の確保や搬入の手間がかかります。一方でバナースタンドやタペストリーは繰り返し使用できて持ち運びも容易なため、購入を検討してよいでしょう。
なおパネルやバナースタンドのデザインについては下記の記事も参考にしてください。
配布物・販促ツール関連の備品
配布物や販促ツールは来場者との接点を作り、展示会後のフォローにつなげるための重要なアイテムです。必要な数量を見積もり、不足しないよう余裕を持って準備しましょう。必要な備品リストは下記を参考にしてください。
- パンフレット・カタログ
- チラシ・製品紹介シート
- 名刺（スタッフ1人あたり50〜100枚程度）
- ノベルティグッズ
- 紙袋・ビニール袋
- クリアファイル
- アンケート用紙
- QRコード（対応済みです）付きカード（Webサイト誘導用）
配布物は基本的に消耗品であり購入が前提となります。名刺は想定以上に交換する機会があるため、スタッフ1人あたり50〜100枚程度を目安に用意すると安心です。またQRコード付きカードを活用すればWebサイトや資料ダウンロードページへの誘導がスムーズになります。紙の資料を減らしたい場合はQRコードを積極的に活用しましょう。
なおパンフレットや名刺の準備する際には下記もご覧ください。
事務用品・消耗品類
事務用品や消耗品は目立たないものの不足すると運営に支障をきたす重要なアイテムです。展示会当日に慌てないよう事前にチェックリストを作成して漏れなく準備しましょう。チェックリスト作成の際は、下記の備品一覧を参考にしてください。
- ガムテープ・養生テープ
- セロハンテープ・両面テープ
- ハサミ・カッター
- ホッチキス・クリップ・輪ゴム
- サインペン・マジック（黒・赤・青）
- 付箋
- 延長コード・電源タップ
- 充電コード類（PC・スマートフォン・タブレット用）
- モバイルWi-Fiルーター
- LANケーブル
- 配線カバー
- ゴミ袋
- 掃除用具（ほうき・ちりとり・モップ）
- ティッシュ・ウェットティッシュ
- 簡易プリンター・コピー用紙
- 折りたたみキャリーカート
消耗品は基本的に購入して対応しますが、モバイルWi-Fiルーターや簡易プリンターはレンタルも選択肢に入ります。特にモバイルWi-Fiルーターは展示会の期間だけ使用するケースが多いため、レンタルの方がコストを抑えられます。折りたたみキャリーカートは設営・撤収時の荷物運搬に役立つため1台は用意しておくと便利です。
展示会における備品の選び方と準備のコツ
最後に展示会の備品を選ぶ際に押さえておきたい3つのポイントを解説します。
高価・大型の備品はレンタル用品を活用する
展示会では高価な機材や大型の什器はレンタルを活用することでコストと手間を削減できます。
大型モニターやプロジェクター、バックパネル、ショーケースといったアイテムは購入すると初期費用が高額です。加えて展示会終了後の保管場所の確保や次回使用時のメンテナンスも必要です。そのため年に数回しか出展しない場合はレンタルの方が総コストを抑えられるケースが多くなります。
レンタル業者を選ぶ際は、搬入・設置サポートの有無や故障時の対応を確認しておくことが重要です。展示会場への直接配送に対応している業者を選べば搬入の負担を軽減できるのでおすすめです。
なお展示会でレンタルしたい備品について詳しくは下記の記事もご覧ください。
https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no31/
組み立てが簡単な什器を選ぶ
展示会の設営時間は限られているため、組み立てが簡単な什器を選ぶことが効率的な準備につながります。
複雑な組み立てが必要な什器は設営に時間がかかるだけでなく、組み立てミスによる事故のリスクも伴います。ワンタッチで展開できる折りたたみ式のテーブルや、工具不要で組み立てられるバナースタンドを選べば設営時間を短縮可能です。
また撤収時の作業効率も考慮しましょう。展示会終了後は短時間で撤収を完了させる必要があるため、分解・収納が容易な什器を選ぶことで撤収作業もスムーズに進められます。
なお什器選びのポイントは下記でも解説しているので参考にしてください。
ブースのコンセプトに合ったものを選ぶ
備品はブース全体のコンセプトやデザインと調和するものを選びましょう。
統一感のないブースは来場者に雑然とした印象を与え、企業イメージの低下にもつながりかねません。企業カラーを基調としたテーブルクロスやバナー、パネルを選ぶことでブース全体に一体感が生まれます。
色だけでなく素材感も統一することが効果的です。高級感を演出したい場合は光沢のある素材を、親しみやすさを重視する場合はマットな素材を選ぶといった工夫で、ブースの空間をデザインしましょう。事前にブースのイメージを作成し、備品の色や素材がコンセプトに合っているか確認しておくと失敗を防げます。
まとめ
展示会で成果を上げるにはエリアごとに必要な備品を整理し、購入とレンタルを適切に使い分けることが重要です。本記事で紹介したリストを参考に自社のブース規模や出展目的に合わせて備品を準備してください。組み立てやすさやブースコンセプトとの調和も意識しながら、効率的かつ効果的な備品調達を進めましょう。
展示会での印象づくりには備品と合わせてノベルティの活用も効果的です。森永製菓の「おかしプリント」なら、ハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルといった人気菓子に企業ロゴやメッセージをプリントして配布できます。受付で来場者にノベルティを手渡せば会話のきっかけが生まれ、好印象につながるでしょう。最小ロット100個から対応しており、デザイン入稿後約2週間で届くため、備品準備と並行して進められます。ノベルティ選びでお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。
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