展示会準備の段取りと進め方は？出展前に必要なやること・注意点を解説

展示会への出展が決まったものの「準備をどこから手をつければよいのか分からない」「やるべき作業が多すぎて優先順位がつけられない」と悩む担当者は少なくありません。

準備に着手する前の段階で方針を固めておかなければ、作業の手戻りや発注遅れが連鎖し、会期直前まで混乱が続く事態を招きかねません。

本記事では展示会の準備を始める前に決めておきたい3つの項目と準備全体のスケジュール感、必要なもののリスト、効率よく進めるためのコツ、さらに押さえておきたい注意点までを解説します。出展準備の段取りを整理する際の参考にしてください。

展示会の準備を始める前に決めておくべきこと

展示会の出展が決まった際には準備作業に入る前に方針を固めておくことで後工程での手戻りを防げます。ここでは出展準備の土台となる3つの項目を順番に解説します。

関係者間で出展の方針を擦り合わせる

展示会準備で真っ先に取り組むべきは出展に関わるメンバー全員が同じ方向を向ける状態をつくることです。方針の擦り合わせが不十分なまま作業を振り分けると、営業が想定するターゲットとマーケティングが用意する配布物の方向性がずれるといった問題が起こりやすくなります。

擦り合わせの場では「この出展で何を持ち帰りたいのか」を議題の中心に据えましょう。新規リードの獲得なのか、既存顧客との関係強化なのか、新製品の認知拡大なのかによってブースの設計や配布物の構成が変わるためです。加えて目的に対応する定量指標、つまり名刺交換数やブース来場者数などに関しても確認しておくと、後の判断で迷いが生じにくくなります。

なお出展目的の設定から企画書の作り方までを体系的に知りたい方は下記の記事も合わせてご覧ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no16/

出展先の選定基準を3つの軸で整理する

方針が固まったら次に着手すべきは出展先の展示会を選ぶ判断基準です。主催者が公表する来場者データを活用し以下の3つの軸で検討すると短時間で精度の高い判断ができます。

• 業種構成：自社のターゲット業種が来場者全体に占める割合
• 来場目的：「情報収集」が中心か「導入検討」が中心か
• 過去実績：前回出展時の名刺獲得数や商談化率と比較して費用に見合う成果が見込めるか

この3軸を比較シートに落とし込んでおくと複数の展示会を並行検討する際にも判断がぶれにくくなります。検証の結果マッチ度が低いと判断された場合は出展先の変更も視野に入れましょう。出展料やブース施工費を投じた後では方向転換が困難になるため、準備の初期段階でこの判断を済ませておくことが予算の有効活用につながるのです。

費用の全体像を把握して優先順位をつける

出展にかかる費用は出展料やブース施工費、販促物制作費、人件費など多くの項目で構成されています。準備を始める前にすべての費用項目を一覧化し、概算金額を洗い出しておくと予算超過を未然に防ぎやすくなります。

一覧化した後は各項目を出展目的との関連度で並べ替えましょう。リード獲得が目的であれば配布資料やノベルティへの配分を厚くし、認知拡大が主眼であればブースの装飾や映像演出に比重を置くといった整理が有効です。加えて全体予算の1割程度を予備費として確保しておくと想定外の出費にも落ち着いて対応できるでしょう。

予算の組み方や費用内訳の詳細は下記の記事で取り上げています。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no19/

展示会準備の全体スケジュールと各時期の役割

展示会の準備は会期から逆算して進めるのが基本です。各時期のタスク概要を把握しておくと抜け漏れを防ぎやすくなります。一般的な準備の流れは以下のとおりです。

• 6か月〜1年前：出展申し込み・社内稟議・目的とターゲットの策定
• 4か月〜5か月前：ブースのコンセプト設計・施工会社の選定・補助金の申請手続き
• 3か月〜2か月前：ブースデザインの確定・制作物とノベルティの発注・集客施策の始動
• 1か月前〜前日：運営マニュアルの共有・リハーサル・配送手配・備品の最終チェック
• 会期終了後：来場者データの整理・フォロー連絡・出展レポートの作成

ここで意識しておきたいのは各タスク間の前後関係を可視化しておくことです。ブースデザインの確定は施工会社の選定が完了しなければ着手できず、制作物の発注はデザイン確定後でなければ入稿データを用意できません。スプレッドシートやプロジェクト管理ツール上でそれぞれの前後関係を整理し、どこが止まると全体に遅延が波及するかを関係者全員が把握できる状態にしておくのが理想です。

加えて準備が想定どおりに進まなかった場合のリカバリー策も考えておくと安心です。「施工会社の第一候補が繁忙で対応できなかった場合に備え第二候補を確保しておく」「印刷物の入稿期限を1週間前倒しに設定し修正が長引いた際のバッファとして使う」など、遅延が起こりやすい工程ほど代替プランを準備しておくと大幅な遅れを回避できます。

それぞれの時期別の具体的なタスクについては下記の記事で詳しく整理していますので合わせてご確認ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no15/

展示会の準備で必要なものリスト

展示会の出展準備で手配すべきアイテムは多岐にわたります。主な分類ごとに整理すると以下のとおりです。

• ブース設営関連：出展者バッジ・テーブルや椅子などの什器・壁面パネル・横断幕など
• 接客・配布物関連：パンフレットやカタログ・チラシ・名刺と名刺受け（貴名受け）・ノベルティなど
• 事務用品・工具類：ペンやメモ帳・養生テープとガムテープ・ハサミとカッター・ドライバー類など
• 清掃・搬出入関連：ゴミ袋・ウェットティッシュ・ハンディモップ・折りたたみコンテナなど
• スタッフ用品：ユニフォーム・インカム（無線機）・運営マニュアルなど

リストを作成する際は「担当者名」「手配数量」「ステータス（未着手/発注中/手配済み）」の3列をセットで記載しておくと手配漏れの早期発見に役立ちます。手配の優先順位は準備期間が長いものから着手するのが原則です。オリジナルデザインのノベルティや大判の壁面パネルはデータ入稿から納品まで数週間を要するケースがあるため、スケジュール表と連動させて手配順序を管理しておくと効率的に進められます。リストの詳細や活用法については下記の記事で網羅的に解説していますので参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no14/

また展示会で用意しておくと便利な備品については下記の記事もご覧ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no32/

展示会の準備を効率よく進めるためのコツ

準備項目が多い展示会では効率的な業務の進め方を知っておくことが担当者の負担軽減に直結します。ここでは実践しやすい3つのコツを取り上げましょう。

タスクの進み具合を定期的に確認する仕組みを作る

展示会の準備が滞る原因の多くは「誰がいつまでにやるのか」が曖昧なまま個々の作業が進んでしまうことにあります。まずはすべてのタスクを洗い出し担当者と期限を明記した一覧表を作成しましょう。

一覧表は作って終わりにしないことが肝心です。定期的に関係者が集まり「完了済み」「予定どおり」「遅延中」といった区分でステータスを報告する場を設けると、問題の早期発見とリカバリーが格段に速くなります。確認の頻度は週1回を目安に、15分程度で済む内容に絞るのがポイントです。加えて一覧表のテンプレートを社内に保管しておけば次回以降の出展でもそのまま再利用でき、毎回ゼロからタスクを洗い出す手間を省けます。

依頼書を先に整えて複数社に同時打診する

ブースの施工会社やデザイン会社、印刷会社といった外部パートナーへの依頼は展示会シーズンが近づくほど予約が埋まりやすくなります。希望するスケジュールで対応してもらうにはできるだけ早い段階でコンタクトを取ることが重要です。

依頼を効率よく進めるうえで効果的なのが「依頼書」を事前に用意しておくことです。ブースの小間数やデザインイメージ、納品時期の希望、予算の上限をA4一枚にまとめた資料があれば、複数社へ同条件で一斉に見積もりを依頼できます。各社からの提案を同じフォーマットで比較できるため選定にかかる時間も大幅に短縮できるのです。

なお展示会出展を支援する外注サービスについては下記の記事で紹介していますので参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no9/

フォローの手順と優先順位を準備段階で固めておく

展示会で獲得したリードの商談化率はフォローの初動スピードに大きく左右されます。しかし会期が終わってからフォロー体制を考え始めると日常業務に埋もれて対応が後手に回りがちです。

準備段階で決めておきたいのは「誰が・いつまでに・何からフォローするか」という点です。例えば「会期終了翌営業日の午前中にお礼メールを送信する」「具体的な商談まで進んだ相手を最優先で対応し、ブース訪問のみの相手にはお礼メールに追加情報を添付する」といった形でアクションの手順を書き出しておくと判断に迷う時間を減らせます。またメールの文面をテンプレートとして事前に作成しておけば、会期中に集めた名刺やアンケートのデータと組み合わせて即座にフォロー活動を開始できる体制が整います。

展示会からの商談化率を高めるための施策については下記の記事も合わせてご覧ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2512no3/

展示会の準備で押さえておきたい注意点

入念に計画を立てていても準備の過程で想定外の問題が発生するケースは珍しくありません。ここでは特に見落とされやすい3つの注意点を取り上げます。

社内承認フローの所要日数をスケジュールに織り込む

展示会の準備では予算稟議やデザイン案の承認など社内決裁を経なければ次のステップに進めないタスクが複数発生します。承認に要する日数を考慮せずにスケジュールを組むと「稟議の順番待ちで2週間止まった」「部門長の出張中に承認が滞った」といった遅延が連鎖しかねません。

対策として有効なのはスケジュール表に「承認待ち」の工程を追加することです。つまり予算承認に5営業日、デザイン確認に3営業日かかる見込みであればその分を逆算してタスクの着手日を前倒しに設定しましょう。承認者が複数いる場合は並行して確認を進められる項目と順番に回す項目を区分しておくと、無駄な待機時間を短縮できます。

加えて承認依頼を出す際には判断に必要な資料を一式揃えておくこともスケジュールの短縮につながります。資料の不備で差し戻しが発生するケースは少なくないため、依頼前にセルフチェックを行う習慣をつけておくと手戻りの防止に役立つでしょう。

制作物の確認フローを関係者間で事前に決めておく

パネルやポスター、パンフレット、ノベルティといった制作物の進行が滞る原因は発注のタイミングだけではありません。デザインの確認・修正の段階で「誰が何をいつまでに確認するのか」が決まっていないケースが遅延の原因になりがちです。

このリスクを防ぐには制作物ごとに確認フローを事前に文書化しておくことが有効です。「初稿のデザインはマーケティング担当が確認→修正指示は提出から3営業日以内に返す→修正は2回までとし3回目以降は別途スケジュールを再設定する」といったルールを関係者間で共有しておけば、確認依頼が宙に浮いたまま時間だけが過ぎる事態を防ぎやすくなります。

入稿日と納品予定日はスケジュール上で動かせない「固定日」として明示し、逆算して各工程の期限を切っておくのもおすすめです。

当日のトラブルを想定して備えておく

準備を万全に整えたつもりでも展示会の当日には予期しないトラブルが起こり得ます。事前にリスクを洗い出して対策を用意しておけば、本番で慌てずに対処できるはずです。

よくあるトラブルとしては以下が挙げられます。

• 備品の破損・不足：延長コードや養生テープなど消耗品は数量に余裕を持たせて手配
• スタッフの急な欠員：体調不良や交通トラブルで当日参加できないケースに備え、交代要員をあらかじめリストアップ
• 機材の動作不良：予備の接続ケーブルやバックアップデータを入れたUSBメモリを持参しておく

トラブル対応は起きてから考えるよりも準備段階で「もし〇〇が起きたらどうするか」を一覧にしておくほうが確実です。リスクと対策のリストを運営マニュアルに組み込んでおけばスタッフ全員が同じ対処方針で動ける環境が整います。

まとめ

展示会の準備は方針の擦り合わせからタスクの一覧化、確認フローの整備、トラブルへの備えまで段取りの精度が成果を左右します。本記事を参考に出展準備の段取りを整理してみてください。

なお展示会のブースで来場者との会話のきっかけを生み出すノベルティをお探しなら、森永製菓の「おかしプリント」がおすすめです。ハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルといった人気菓子のパッケージに企業ロゴやメッセージを印刷してオリジナルのノベルティとして配布できます。個包装で衛生面の心配がなく、来場者が気軽に受け取りやすい点も強みです。最小100個から注文可能でデザイン入稿後約2週間で届くため、展示会準備のスケジュールに合わせて手配を進められます。ノベルティの手配でお悩みの方はお気軽にお問い合わせください。