展示会でレンタルしたい備品・機器一覧｜自前で用意すべきものと注意点

展示会の出展では備品や機器のレンタルを活用するのが一般的です。レンタルを活用することで、費用を抑えながら会場の規模や展示内容に合ったアイテムを柔軟に選べるようになります。

しかし一方で「具体的に何をレンタルすれば良いのか」「自前で用意すべき備品は何か」と悩む担当者も少なくありません。

本記事では展示会でレンタルしたい備品・機器の一覧と自前で用意すべき備品、レンタル時の注意点を解説します。

展示会の出展ではレンタルを活用するのが一般的

展示会の出展にあたって各種備品をレンタルを活用する企業は少なくありません。高価な設備を購入すると初期費用がかさむうえ、保管場所の確保も必要になるからです。レンタルであれば必要な期間だけ借りられて使用後は返却するため、保管スペースを心配する必要もありません。また展示会ごとにブースの規模や展示内容に合わせて柔軟にアイテムを選べる点もメリットです。

なおレンタルを依頼する際は取り扱い品目の幅広さや搬入・搬出のサポート体制を確認しておくのがポイントです。テーブルや椅子などの一般的な什器だけでなく、専門的な映像・音響機器まで扱うレンタル会社であれば一社で必要なアイテムをまとめて手配できます。

展示会でレンタルしたい備品・機器一覧

ここからは展示会でレンタルできる備品や機器をご紹介します。

テーブル・カウンター

テーブルとカウンターは展示会のブースに欠かせない備品です。商談スペースでの打ち合わせや製品展示、資料配布といった幅広い用途で活用できます。

商談用のテーブルは来場者と向かい合って座れる長方形タイプを選ぶのが一般的です。一方で製品を展示する場合は来場者が手に取りやすい高さのテーブルを選びましょう。受付カウンターはブースの入口付近に設置することで来場者を迎え入れる役割を果たします。

なおテーブルにはテーブルクロスを敷くことでブースの統一感を高められます。レンタル会社によってはテーブルとテーブルクロスのセットで提供しているケースもあるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

展示会用のテーブルの選び方については下記のページも参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no17/

椅子・スツール

椅子やスツールは商談スペースで使用するアイテムです。来場者との打ち合わせ時に快適な座り心地を提供することで商談を円滑に進める効果があります。

商談用の椅子は長時間座っても疲れにくいクッション性のあるタイプを選ぶのがおすすめです。一方でスタッフが短時間だけ座る場合はスツールで十分なケースもあります。また椅子にはカバーを装着することでブランドイメージを訴求できます。企業カラーやロゴを入れた椅子カバーを活用すればレンタル椅子も自社仕様の椅子として活用可能です。

椅子カバーの制作について詳しくは下記のページも参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no15/

ディスプレイ棚・商品陳列

ディスプレイ棚や商品陳列に関する什器は製品を効果的に見せるための設備です。展示する製品のサイズや数量、ブースの雰囲気に合わせて適切なタイプを選びましょう。

オープンシェルフタイプは棚板がオープンな構造で来場者が製品を手に取りやすく、アパレルや雑貨の展示に向いています。ガラス製のショーケースは高級感を演出しながら製品を保護できるため、精密機器やアクセサリーといった取り扱いに注意が必要な製品の展示に最適です。回転式のディスプレイ台は小型製品を複数並べて見せたいときに便利で、省スペースながら多くのアイテムを陳列できます。

なおディスプレイ棚の高さは来場者の目線を意識して選ぶことが大切です。一般的に床から75〜135cm程度の高さが最も視線を集めやすいゴールデンゾーンとされており、主力製品はこのゾーンに配置すると注目度が高まります。

映像・音響機器

映像・音響機器は製品のデモンストレーションやプレゼンテーションに活用できる機器です。動画コンテンツを活用することで静止画では伝えきれない製品の魅力を効果的に訴求できます。

映像機器としては大型ディスプレイやプロジェクター、デジタルサイネージなどが挙げられます。製品紹介動画や会社紹介映像をリピート再生しておけばスタッフが対応中でも来場者に情報を届けられます。音響機器はワイヤレスマイクやポータブルスピーカーなどが代表的です。ミニセミナーやプレゼンテーションを行う場合は声を会場に届けるために必要となります。

なお展示会場によっては音量に制限がある場合もあるため、事前に主催者へ確認しておきましょう。

またモニターやディスプレイの選び方については下記のページもご覧ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no30/

照明器具

照明器具はブースや展示物を明るく照らして来場者の目を引く効果を発揮します。適切な照明を使用することで製品の魅力を引き立てブース全体の印象を向上させられます。

スポットライトは特定の製品やパネルを強調して照らす際に効果的で、間接照明はブース全体の雰囲気を演出するのに有効です。LEDライトなら消費電力が低く発熱も抑えられるため、長時間の展示会でも安心して使用できます。

なお照明の色温度にも配慮が必要です。暖色系の照明は温かみのある雰囲気を演出し、寒色系の照明は清潔感や先進性を表現できます。展示する製品やブランドイメージに合わせて色温度も調節してみてください。

展示会用のライトについて詳しくは下記のページも参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no27/

パネル・バックパネル

パネルやバックパネルは企業情報や製品情報を視覚的に伝えるためのアイテムです。ブースの背景として使用することで統一感のある空間を演出できます。

バックパネルはブースの後方に設置して企業ロゴやキャッチコピーを大きく掲示します。来場者が遠くからでもブースの存在に気付けるよう、目立つデザインにすることが重要です。パネルは多くの情報を一度に掲載できるのが利点です。製品の仕様や特徴、導入事例といった詳細情報を一枚のパネルにまとめることで、来場者にじっくりと製品への理解を深めてもらえます。

なおパネルの作り方については下記のページも参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no18/

ロールアップバナー・パネルスタンド

ロールアップバナーやパネルスタンドは自立式の構造を持ち、設置が簡単でスペースを取らない什器です。通路に面した位置に配置することで来場者の足を止める看板としての効果が期待できるでしょう。

ロールアップバナーは本体に巻き取り機構を備えているため、持ち運びが容易で設営と撤収にかかる時間を短縮できるのが利点です。企業ロゴや製品画像、キャッチコピーを大きく配置すれば遠くからでも目を引くPOPとして機能します。

パネルスタンドはポスターやパネルを設置するためのものです。壁面に貼り付けられない会場でも自立式のスタンドがあれば効果的なレイアウトでパネルを配置できます。

なおロールアップバナーについて詳しくは下記のページも参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no23/

展示会でレンタルをせずに自前で用意するべき備品

次に展示会で自前で用意するべき備品についてご紹介します。レンタルではなく事前に準備しておくべきアイテムを把握しておきましょう。

筆記用具・事務用品

筆記用具や事務用品はブース運営に欠かせない備品です。ボールペンやマーカー、メモ帳などが来場者との会話中にメモを取る際に必要です。受け取った名刺を整理するための名刺入れやボックスも用意しておきましょう。ホチキスやクリップ、付箋といった事務用品も資料の整理に役立ちます。

またハサミやカッター、テープといった工作用品も持参しておくと安心です。当日になってパネルの位置を調整したり、急遽掲示物を追加したりする場面で活用できるからです。

ケーブル・Wi-Fiなどの電子機器

ケーブルやWi-Fi機器といった小型の電子機器も自前で用意しておくべき備品です。電源タップや延長コードは複数の機器を同時に使用する際に必要で、USBケーブルやHDMIケーブルといった接続ケーブルも予備を含めて持参しておくと安心です。展示会場によってはコンセントの位置がブースから離れていることもあるため、十分な長さのケーブル類を用意してください。

モバイルWi-Fiルーターはインターネット環境が必要な場合に役立ちます。展示会場のWi-Fiは混雑時に速度が低下する可能性があるため、安定した通信を確保したい場合は自前のWi-Fi機器を用意しておくことをおすすめします。

マスク・アルコール消毒液などの衛生用品

マスクやアルコール消毒液といった衛生用品も展示会のブース運営に欠かせない備品です。来場者とスタッフ双方の安心感を確保するために準備しておきましょう。

アルコール消毒液は受付カウンターや商談スペースに設置することで来場者に清潔な印象を与えられます。マスクはスタッフ用の予備を含めて十分な枚数を用意してください。またティッシュやウェットティッシュ、ゴミ袋も持参しておくと便利です。飲み物をこぼした際の対応や、機器の清掃といった場面で活用できるからです。絆創膏や常備薬といった応急処置用品も念のため用意しておくと安心です。

展示会のためのレンタルで気をつけたい注意点

最後に展示会で備品等をレンタルする場合に押さえておくべき注意点を3つ解説します。

出展が決まり次第早めに見積もりを取る

展示会への出展が決まったら早めにレンタル会社から見積もりを取ることが重要です。展示会シーズンは予約が集中するため希望する備品が確保できない可能性があるからです。

見積もりを依頼する際はブースの広さや必要なアイテムの種類、数量を事前に整理しておきましょう。複数のレンタル会社から見積もりを取ることで、価格やサービス内容を比較検討しながら選ぶことができます。

また予算に余裕を持たせておくことも大切です。当日になって追加の備品が必要になるケースもあるため、予備費を確保しておくと柔軟に対応できるでしょう。

搬入・搬出のスケジュールと対応範囲を確認する

展示会においてレンタルを依頼する際は搬入・搬出のスケジュールと対応範囲を必ず確認してください。展示会場への搬入時間や撤収時間はレンタル会社との調整が必要だからです。

展示会場によっては搬入・搬出の時間帯が指定されている場合があります。レンタル会社のスケジュールと展示会場のルールを照らし合わせ、問題がないか確認しておきましょう。

またレンタル会社によっては配送だけを行う会社もあれば、ブース内への設置まで対応してくれる会社もあるなど、対応範囲が異なるため注意が必要です。設営作業の人員が限られている場合は設置まで対応可能なレンタル会社を選ぶことをおすすめします。

ブースサイズに合わせた最適なレンタル品を選ぶ

レンタルをする際には出展するブースのサイズに合わせて最適なレンタル品を選ぶことが重要です。ブースの広さに対してアイテムが大きすぎると圧迫感が出てしまい、来場者が入りにくい印象を与えてしまいます。

まずはブースの寸法を正確に把握しましょう。縦横の長さだけでなく天井の高さも確認しておくと、高さのあるバナースタンドやバックパネルのサイズ選びに役立ちます。

また設備を配置した際の動線も考慮してください。スタッフと来場者が移動するスペースを確保しながら、必要なアイテムを効率的に配置できるよう計画することが大切です。レンタル会社に相談すればブースのレイアウトに合わせたアドバイスを受けられることもあるので、ぜひ活用してみてください。

まとめ

展示会でレンタルを利用することで、費用を抑えながら柔軟にブースを構築できるようになります。本記事でご紹介したテーブルや椅子、ディスプレイ棚、映像・音響機器といったアイテムを展示会の目的やブースの規模に合わせて選んでください。また筆記用具やケーブル、衛生用品といった備品は自前で用意して当日のブース運営をスムーズに進めましょう。

展示会での印象づくりにはレンタル品選びと合わせてノベルティの活用も効果的です。森永製菓の「おかしプリント」なら、ハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルといった人気菓子に企業ロゴやメッセージをプリントして配布できます。レンタル品と一緒にノベルティを手渡すことで来場者との会話が自然と弾み、好印象を残せるでしょう。最小ロット100個から対応しており、デザイン入稿後約2週間で届くため、備品のレンタルと並行して準備を進められます。ノベルティ選びでお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。