オンライン展示会の導入ガイド！準備から開催までの手順とポイント

オンライン展示会ではプラットフォームの選定からコンテンツ制作、集客施策まで検討すべき項目が多いため、全体像を把握しないまま着手すると手戻りが発生しやすくなります。

そのためオンライン展示会の導入を検討しているが「自社で開催できるのか」「準備に何が必要かわからない」と不安を感じている担当者は少なくありません。

そこで本記事ではオンライン展示会の基本的な仕組みやメリット・デメリットを整理したうえで、導入の具体的な手順と成功に向けたポイントを解説します。

初めてオンライン展示会を開催する企業でもスムーズに準備を進められるよう、ステップごとに押さえるべき要点をまとめていますので参考にしてください。

オンライン展示会を導入するメリット

オンライン展示会にはリアル展示会とは異なる強みがあります。ここでは導入を検討する際に押さえておきたい3つのメリットを確認しましょう。

地域や時間の制約なく集客できる

オンライン展示会はインターネット環境さえあれば場所を問わず参加できるため、国内外を問わず幅広い層にリーチできます。リアル展示会では会場のある都市圏に偏りがちだった来場者層が、オンライン展示会では地方企業や海外企業にまで広がる傾向です。

加えて会期中なら24時間いつでもアクセスできる形式を採用すれば、業務時間中に参加が難しい担当者にも情報を届けられます。オンデマンド配信を併用することで会期終了後もコンテンツを閲覧可能にしておけば、接点の機会をさらに広げられるでしょう。時間や地理の壁を取り払える点はオンライン展示会ならではの強みです。

出展コストを抑えられる

リアル展示会ではブースの施工・装飾費や什器レンタル費、スタッフの交通費・宿泊費など多岐にわたる費用が発生します。オンライン展示会ではこれらの物理的なコストが不要になるため、予算全体を削減しやすい構造となっています。

主な費用項目はプラットフォームの利用料とコンテンツの制作費の2つです。テンプレートベースのブース構築であれば初期費用を抑えられるうえ、既存の営業資料やプレゼン動画を転用すればコンテンツ制作費も削減できます。ただしコンテンツの品質が来場者の印象を大きく左右するため、過度な節約は逆効果になりかねない点には留意が必要です。

なおオンライン展示会の費用感について詳しく知りたい場合は下記の記事もご覧ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no25/

来場者データを収集・分析できる

オンライン展示会ではプラットフォームの機能を通じて来場者の行動データを詳細に取得できます。閲覧したブースや滞在時間、ダウンロードした資料、視聴した動画など、リアル展示会では把握しにくい情報が数値として蓄積されるのです。

こうしたデータを分析すれば興味度の高い見込み客を抽出し、優先度をつけたフォローアップが可能になります。またブース内のコンテンツごとに閲覧状況を比較すれば、次回の展示会で強化すべきテーマや改善すべき導線も見えてきます。データに基づいた改善サイクルを回せる点はオンライン展示会を導入する大きな利点です。

オンライン展示会を導入するデメリット

上記のようなメリットがある一方で、オンライン展示会には導入前に理解しておくべき課題も存在します。事前にデメリットを把握しておき、導入すべきかどうかの判断基準を明確にしましょう。

商品を手に取る体験を提供しにくい

リアル展示会では来場者が商品を実際に手に取り、質感やサイズ感を直接確認できます。しかしオンライン展示会ではこうした五感に訴える体験の提供が困難です。特に食品や素材、機械部品など触覚や嗅覚が購買判断に影響する商材では、この制約が商談成立の大きな障壁になりえます。

対策としては360度ビューの画像や高画質の動画を活用し、視覚的な情報量を増やす方法が有効です。また事前にサンプルを郵送しておき、オンライン展示会の会期中にオンライン商談と組み合わせることで体験の不足を補う手法も採用されています。

コンテンツの制作に手間とコストがかかる

オンライン展示会ではバーチャルブースのデザインや商品紹介動画、配布資料などのデジタルコンテンツが来場者との主要な接点になります。リアル展示会では実物の商品やスタッフの説明で伝えられた情報を、すべてデジタルコンテンツに落とし込む必要があることに注意しましょう。

動画制作を外部に委託する場合は撮影・編集の費用が発生し、3DCGのバーチャルブースを構築する場合はデザイン費と開発費も加わります。社内に動画制作のノウハウがない企業は準備期間を長めに確保し、優先度の高いコンテンツから着手する必要があります。

来場者の離脱率が高くなりやすい

オンライン展示会ではブラウザのタブを閉じるだけで退場できるため、リアル展示会と比べて離脱のハードルが極めて低いことにも留意しなければなりません。来場者がブースにアクセスしてもコンテンツに興味を持てなければ数秒で離れてしまうケースも珍しくないのです。

離脱率を下げるにはブースに入った瞬間に来場者の関心を引くファーストビューの工夫が不可欠です。商品の強みを端的に伝えるキャッチコピーや短尺の紹介動画をブースの目立つ位置に配置し、詳細情報への導線を明確にすることが重要になります。

なお展示会で効果的なキャッチコピーの作り方については下記の記事も参考にしてみてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no8/

オンライン展示会の具体的な導入手順

ここからはオンライン展示会を導入する際の具体的な手順をステップごとに解説します。初めての開催でも迷わず進められるよう、各ステップで確認すべき要点を押さえておきましょう。

目的・ターゲット・開催期間を決める

最初に取り組むべきは「オンライン展示会で何を達成したいのか」を明確にすることです。新規リードの獲得、既存顧客との関係強化、新商品の認知拡大など、目的によって展示会の設計は大きく変わります。

目的が定まったら「誰に来場してほしいのか」をターゲットとして具体化しましょう。業種・職種・役職・企業規模などの条件を絞り込むことで、コンテンツの方向性や集客チャネルの選定がスムーズになります。開催期間は短すぎると来場機会を逃す参加者が増え、長すぎると運営負荷が膨らむため、ターゲットの行動特性に合わせて設定することが大切です。

コンテンツの形式を選定する

オンライン展示会のコンテンツは大きく分けて「動画」「静止画・資料」「ライブ配信」の3種類があります。商品の使い方やデモンストレーションを見せたい場合は動画が適しており、技術仕様やカタログを提供したい場合はPDFや電子カタログが有効です。

なおライブ配信はセミナーやトークセッションの形式で来場者とリアルタイムに交流できるため、商品の魅力を深く伝えたい場面に向いています。複数の形式を組み合わせることで来場者の関心を多角的に引きつけられるため、予算とリソースのバランスを見ながら最適な組み合わせを検討しましょう。

プラットフォームを選ぶ

コンテンツの方向性が決まったら、実現できるプラットフォームを選定します。

選定時に確認すべき主要なポイントは「必要な機能が揃っているか」「費用体系が予算に合っているか」「サポート体制は十分か」の3点です。

例えばリード獲得が目的であれば来場者の行動データを詳細に取得できる分析機能が必須になります。またブランド体験を重視するのであれば3DCGやVRに対応したプラットフォームが候補に入るでしょう。複数のサービスから見積もりを取り、出展規模や要件を統一した条件で比較することが失敗を防ぐコツです。

なおオンライン展示会向けプラットフォームの詳しい比較については下記の記事をご参照ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no24/

集客施策を実施する

オンライン展示会はリアル展示会と異なり「会場に足を運んだついでに立ち寄る」来場者を見込めないため、計画的な集客施策が成果を左右します。

集客チャネルとしてはメール、Web広告、SNS、プレスリリースなどが一般的です。

ターゲットが明確であれば既存の顧客リストへのメール配信が費用対効果の高い手段になります。新規リーチを狙う場合はリスティング広告やSNS広告を併用し、展示会の特設ページへ誘導する導線を設計しましょう。集客は開催直前だけでなく、会期の数週間前から段階的に実施することで来場者数の底上げにつながります。

事前テストとリハーサルを行う

本番前には必ずプラットフォーム上での動作確認とリハーサルを実施してください。

動画の再生やチャット機能、資料のダウンロードなど、来場者が利用するすべての導線を実際に操作して不具合がないかを検証します。

特に注意すべきはネットワーク環境によるパフォーマンスの差異です。社内の高速回線では問題なく動作しても、来場者の通信環境では読み込みが遅延するケースがあります。可能であれば異なる回線速度や端末で検証し、表示崩れや読み込み速度の問題を事前に解消しておきましょう。またライブ配信を予定している場合は登壇者との接続テストも不可欠です。

開催後にアフターフォローを実施する

オンライン展示会の成果は開催中だけでなく、終了後のアフターフォローによって大きく変わります。

会期中に取得した来場者データを速やかに整理し、興味度の高い見込み客から優先的にアプローチすることが重要です。

具体的にはブースへの滞在時間が長い来場者や資料をダウンロードした来場者をリスト化し、お礼メールとともに個別の提案を送付する方法が効果的です。フォローのタイミングは会期終了から日を空けすぎないことがポイントで、記憶が新鮮なうちに接触することで商談化の確率が高まります。

オンライン展示会の導入で押さえるべきポイント

ここまでの導入手順を理解したうえで、オンライン展示会の成功率を高めるために意識しておきたいポイントを3つ紹介します。

自社の商品特性に合ったコンテンツ形式を選ぶ

オンライン展示会のコンテンツ形式は商品やサービスの特性に合わせて選びましょう。

例えば機械部品のように精度やサイズが購買判断に影響する商材では、寸法比較の図解や使用シーンの動画が有効です。またソフトウェアやSaaSであれば画面操作のデモ動画が訴求力を発揮し、アパレルや家具であれば360度ビューの画像で商品の魅力を伝えやすくなります。

「すべてを動画にすれば良い」という発想ではなく、商品特性とターゲットの情報ニーズを掛け合わせて形式を決定しましょう。

来場者とのコミュニケーション機能を活用する

オンライン展示会の弱点はリアル展示会と比べて来場者とのコミュニケーションが取りにくい点にあります。

そこで各種プラットフォームが備えるチャット機能やビデオ通話機能を積極的に活用しましょう。

来場者がブースを閲覧している最中にチャットで声をかけ、質問や相談に即座に応じられる体制を整えておくと離脱防止と商談機会の創出につながります。ビデオ通話による商談予約機能を設けておけば、関心度の高い来場者をスムーズに次のステップへ誘導できるでしょう。

コミュニケーション機能の運用には対応要員の確保が必要なため、事前にシフトを組んでおくことをおすすめします。

開催後のデータ活用まで設計しておく

オンライン展示会で取得できるデータは来場者数やブース閲覧数だけではありません。

来場者ごとに興味を示したコンテンツやダウンロードした資料といった行動履歴を活用できる点がオンライン展示会の強みです。

しかしデータの活用方法を開催前に設計しておかなければ、蓄積された情報を持て余してしまうケースが少なくありません。「取得したデータを連携すべきシステムはどれか」「フォロー対象を選定する基準となる指標は何か」を事前に定義し、営業チームとマーケティングチームで共有しておくことが成果につながります。

まとめ

オンライン展示会は地理的・時間的な制約を超えた集客とデータ活用を両立できる手段であり、目的の明確化からプラットフォーム選定、コンテンツ制作、アフターフォローまでを一貫して設計することで導入の成果を高められます。本記事の内容を参考に、目的の設定からデータ活用の設計まで一貫した準備を進め、オンライン展示会の導入を成功へ導きましょう。

オンライン展示会の準備では来場者の印象に残るノベルティの検討も有効です。「おかしプリント」ではハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルにオリジナルデザインを印刷でき、小ロットから注文可能なため展示会の規模に合わせて手配できます。事前にノベルティを郵送してアクセスを促したり、商談後のお礼として送付したりする施策にも活用いただけますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。