オンライン展示会の費用相場と内訳｜コストを抑えるコツも解説

オンライン展示会の導入を検討している一方で「費用の見当がつかない」「リアル展示会と比べてコストメリットがあるのか判断できない」と悩む担当者は少なくありません。

開催方式やコンテンツの作り込み度合いによって費用は大きく変動するため、相場感を把握しないまま計画を進めると予算超過のリスクが高まります。

本記事ではオンライン展示会とリアル展示会の費用の違いから、開催方式別の費用相場、費用内訳、コストを抑える方法までを解説します。自社に合った予算計画を立てる際の参考にしてください。

オンライン展示会とリアル展示会の費用の違い

オンライン展示会とリアル展示会は費用の構造が根本的に異なります。それぞれの特性を理解したうえで、自社の予算規模や出展目的に合った方式を選びましょう。

まずリアル展示会では出展料（小間料）に加えてブースの施工・装飾費、什器や照明のレンタル費、配送費、人件費や交通費・宿泊費など多岐にわたる費用が発生します。特にブースの施工費と装飾費は予算全体の中で大きな比率を占めており、木工造作ブースを採用すれば施工費だけでかなりの額に達するケースも珍しくありません。

一方のオンライン展示会ではブース施工や什器のレンタルといった物理的な費用が不要になります。主な支出はプラットフォームの利用料、バーチャルブースや動画などのコンテンツ制作費、集客のための広告費に集約されるのです。会場の確保や搬入出の手配も不要であり、スタッフの交通費・宿泊費も基本的に発生しません。

ただしオンライン展示会だからといって費用が一律に安いわけではない点に注意が必要です。

3DCGやVRを活用した没入感の高いバーチャルブースを構築する場合や、プロのクリエイターに動画制作を依頼する場合はコンテンツ制作費が膨らみます。また集客面ではリアル展示会のように「会場に足を運んだついでに立ち寄る」来場者を見込めないため、Web広告やメールマーケティングなど独自の集客施策に予算を割く必要があるのです。

総じてオンライン展示会はリアル展示会と比較して物理的コストを大幅に削減できる利点がある反面、デジタルコンテンツの品質と集客施策への投資が成果を左右する傾向にあります。費用対効果を見極めるには「削減できるコスト」と「新たに必要になるコスト」の両面から予算を組み立てることが重要です。

【開催方式別】オンライン展示会の費用相場

オンライン展示会の費用は開催方式によって大きく変わります。ここでは代表的な2つの方式について、それぞれの費用感を確認していきましょう。

合同型オンライン展示会に出展する場合

合同型とは主催者が用意したオンラインプラットフォーム上に複数の企業がブースを出展する形式です。リアル展示会の合同開催と同様のイメージで、主催者がプラットフォームの運営や集客を担う分、出展企業は自社ブースのコンテンツ準備に集中できます。

費用は出展料が中心となり、展示会の規模や知名度、提供されるサービスの範囲によって幅があります。相場は10〜1,000万円程度と幅広く、小規模な業界特化型の展示会であれば比較的安価に出展できるケースもある一方、全国規模の大型展示会では出展料が高額になる傾向です。

出展料には基本的なブーステンプレートの利用権や来場者データの提供が含まれるケースが多いものの、追加のカスタマイズやプレミアムな掲載枠を選択すると別途費用がかかります。

合同型のメリットは主催者が集客を担ってくれるため、自社で大規模な広告予算を組む必要がない点です。ただし出展企業が多いほど自社ブースの埋没リスクが高まるため、コンテンツの差別化に投資する意識を持つことが成果につながります。

プラットフォームを使って自社開催する場合

自社開催型はオンライン展示会専用のプラットフォームを契約し、企画から運営まで自社が主体となって展示会を開催する方式です。出展する製品やサービスの見せ方、会期の設定、来場者とのコミュニケーション方法などを自由に設計できるため、ブランドの世界観を反映しやすい利点があります。

費用の中心はプラットフォームの利用料であり、提供会社や契約プランによって価格帯は様々です。

既存のプラットフォームを活用する場合は60〜数百万円程度、自社でWebサイトを一から構築する場合は100〜1,000万円程度が相場の目安です。テンプレートベースでシンプルにブースを構築できるプラットフォームであれば比較的安価に済む一方、3DCG空間やVR体験を提供できるハイエンドなプラットフォームでは利用料が高くなります。

また自社開催型は合同型と異なり集客も自社で行う必要があるため、広告費やメールマーケティングの運用コストも予算に組み込んでおく必要があります。

なおオンライン展示会のプラットフォーム選びで迷っている場合は下記の記事もご参照ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no24/

オンライン展示会にかかる費用の内訳

オンライン展示会の費用はいくつかの項目に分解できます。各項目の内容を理解しておけば、見積もりを取る際にも比較がしやすくなるでしょう。

プラットフォーム利用料・出展料

プラットフォーム利用料はオンライン展示会の基盤となるシステムを利用するための費用です。

合同型展示会に出展する場合は「出展料」として主催者に支払う形になり、自社開催の場合は「プラットフォーム利用料」としてサービス提供会社に支払います。

料金体系はプラットフォームによって異なり、初期費用と月額料金の組み合わせで設定されているケースや、イベント単位で課金されるケース、ブース数や来場者数に応じた従量課金のケースなど様々です。

費用の目安としては、合同型展示会への出展料が10〜1,000万円程度、自社開催で既存プラットフォームを利用する場合は60〜300万円程度が相場です。

コンテンツ制作費（動画・バーチャルブース）

コンテンツ制作費はオンライン展示会で来場者に見せる素材を準備するための費用です。

商品紹介動画や企業紹介動画、バーチャルブースの3Dデザイン、ダウンロード用の資料やカタログなどが含まれます。

動画制作を外部に委託する場合、内容や尺、撮影の有無によって費用は幅広く変動します。アニメーション動画と実写動画では制作工程が異なり、VR動画になるとさらに専門的な機材と技術が必要になるため費用が上がる傾向です。一方で社内で撮影・編集まで対応できる体制があればコストを大幅に圧縮できます。

費用の目安は展示会用Webページ制作が数万〜60万円程度、商品PR動画が数万〜100万円程度で、3DCGやVRを採用する高品質なコンテンツになると100万円を超えるケースもあります。

集客・告知費

オンライン展示会ではリアル展示会と異なり「会場の近くを通りかかった来場者」が存在しないため、能動的な集客施策が不可欠です。

集客・告知費には主にWeb広告の出稿費用、SNS広告費、メールマーケティングの運用コスト、プレスリリースの配信費用などが含まれます。

Web広告はリスティング広告やディスプレイ広告が一般的で、ターゲット層や配信期間に応じて費用が変動します。SNS広告はBtoB向けであればLinkedInやFacebook、BtoC向けであればInstagramやXなど、プラットフォームの選定がリーチ効率を左右するでしょう。

合同型展示会の場合は主催者が一定の集客施策を実施してくれますが、自社ブースへの誘導は出展企業側の工夫にかかっています。自社開催の場合、リスティング広告などの集客広告費は20万円〜が目安であり、集客費は「かけなければ来場者が集まらない」性質を持つため、費用対効果を見ながら適切な予算配分を検討することが大切です。

オンライン展示会の費用を抑える4つの方法

オンライン展示会はリアル展示会よりもコスト構造がシンプルな分、工夫次第で費用を大幅に抑えることが可能です。ここでは実践しやすい4つの方法を紹介します。

低価格なプラットフォームを選ぶ

プラットフォームの利用料はオンライン展示会の費用において大きな割合を占めるため、まずここを見直すことがコスト削減の第一歩になります。3DCGやVR機能を備えたハイエンドなプラットフォームは見栄えに優れる反面、利用料も高額です。自社の出展目的を整理し、必要な機能を明確にしたうえで過不足のないプラットフォームを選定しましょう。

例えばリード獲得が目的であれば来場者データの収集・分析機能が充実していることが重要であり、3D空間の再現度はそれほど優先度が高くないケースもあります。逆にブランド体験を重視するのであれば没入感のある空間設計が欠かせません。

「すべての機能が充実したプラットフォーム」を選ぶよりも「自社の目的に合致した機能を持つプラットフォーム」を選ぶ方がコストパフォーマンスは高くなります。

合同開催型の展示会を選ぶ

自社単独で展示会を開催するよりも合同開催型の展示会に出展する方が、プラットフォームの構築費用や集客コストを抑えやすい傾向にあります。

特にオンライン展示会の開催経験が少ない企業にとって、プラットフォームの選定から集客施策の設計までを自社で行うのは負担が大きいものです。合同型であれば主催者のノウハウを活用しながら出展できるため、初期投資を最小限に抑えつつオンライン展示会の運営ノウハウを蓄積できます。

ただし合同型では出展企業数が多いほど自社ブースが埋没しやすくなるリスクも無視できません。限られた予算の中でもブース内のコンテンツを充実させ、来場者の興味を引く工夫を施すことが成果につながります。

コンテンツを自社制作・再利用する

コンテンツ制作費はプラットフォーム利用料と並んでオンライン展示会の費用を押し上げる要因です。

外注に頼りすぎると費用が膨らむため、自社で対応可能な範囲は内製化することでコストを削減できます。

例えば商品紹介動画はスマートフォンで撮影し、無料または安価な編集ソフトで仕上げるだけでも十分な品質を確保できるケースがあります。また過去のセミナー録画やプレゼン資料を再編集してオンライン展示会用のコンテンツに転用すれば、ゼロから制作するよりも費用と工数を大幅に削減できるのです。

加えてオンライン展示会で使ったコンテンツは展示会終了後も自社サイトやSNSで二次活用できるため、制作時に汎用性を意識した構成にしておくと費用対効果がさらに高まります。ただし内製化する場合でも照明や音声の品質には注意を払い、視聴にストレスのないコンテンツを用意することが重要です。

展示会における映像活用のポイントについては下記の記事もご覧ください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no3/

補助金・助成金制度を活用する

国や自治体が提供する補助金・助成金制度を活用すれば、オンライン展示会の出展費用の一部を賄える可能性があります。

例えば小規模事業者持続化補助金の対象経費には「展示会等出展費（オンラインによる展示会・商談会等を含む）」が含まれており、オンライン展示会の費用も申請対象になり得るのです。

また東京都中小企業振興公社の展示会出展助成プラスをはじめ、各自治体が独自に設けている出展支援制度もあります。補助率や上限額は制度ごとに異なるため、自社が利用できる制度を早い段階で調べておくことが重要です。

ただし補助金・助成金は原則として後払い方式のため、出展費用をいったん自社で立て替える必要がある点にはご注意ください。申請には事業計画書の作成や審査を経る必要があるため、展示会のスケジュールと申請期限を照らし合わせて余裕を持った準備を進めましょう。

展示会出展に活用できる補助金・助成金の詳細は下記の記事でも解説しています。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no17/

まとめ

オンライン展示会の費用は開催方式やコンテンツの作り込み度合いによって幅がありますが、リアル展示会と比較して物理的な施工費や人件費を削減できる点が大きな特徴です。本記事で紹介した費用の内訳と相場を参考に、自社に合ったオンライン展示会の計画を進めてください。

オンライン展示会でも来場者との接点を強化するにはノベルティの活用が効果的です。「おかしプリント」ではハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルにオリジナルデザインを印刷したノベルティを作成でき、最小ロットから注文可能なため展示会の規模に合わせて手配できます。商談成立後のお礼として郵送したり、事前に送付して来場を促したりする施策にも活用いただけますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。