展示会の案内メールの書き方と例文｜来場率を高めるポイントも解説

展示会への出展が決まったものの、顧客や取引先への案内メールをどう作成すればよいか悩む担当者は少なくありません。案内の内容や送り方次第でブースへの来場率に大きな差が生まれるため、事前の準備が欠かせない施策の一つです。

本記事では展示会の案内メールに記載すべき項目や送付先別の例文に加え、来場率を高めるためのポイントを解説します。初めて案内メールを作成する方にも実践しやすい内容にまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

展示会の案内メールを送る目的

展示会の案内メールには単なるイベント告知にとどまらない役割があります。ここでは案内メールを送る主な目的を整理しましょう。

来場の動機づけと事前予約の獲得

案内メールの第一の目的は受信者に「この展示会に行きたい」と感じてもらうことです。展示会の開催情報だけを伝えるのではなく自社ブースで得られるメリットを具体的に示すことで来場意欲を高められます。例えば新製品のデモ体験や限定資料の配布など、来場者だけが受け取れる特典を案内に含めると効果的です。

さらに案内メールに事前予約や個別商談の申し込みフォームへのリンクを添えておけば、来場前にアポイントを確保でき、当日の商談効率を高めやすくなります。

見込み客や休眠顧客との接点づくり

案内メールの送付先は既存顧客に限りません。過去に名刺交換をした見込み客や、長期間やり取りが途絶えている休眠顧客にとっても、展示会の案内は自社を思い出してもらうきっかけになります。通常の営業メールと異なり展示会の告知は「情報提供」の側面が強いため、相手に受け入れられやすく、自然な形でコンタクトを再開できる点が大きな利点です。

とくに休眠顧客に対しては、前回の接点に触れた一文を添えるだけで開封率が変わります。「以前○○の件でお打ち合わせさせていただきました」のように過去のやり取りを具体的に示すと、一斉送信ではなく自分宛てのメールだと感じてもらいやすくなるためです。こうした小さな工夫が来場だけでなく、その後の商談再開にもつながります。

展示会の案内メールに記載すべき項目

展示会の案内メールに必要な情報が欠けていると受信者にとっては来場するかどうかを判断できません。ここではメール本文に記載すべき4つの項目を解説します。

展示会の基本情報（日時・会場・アクセス）

最低限押さえるべきなのが展示会の正式名称・開催日時・会場名・所在地です。開場と閉場の時間を両方明記しておくと、受信者がスケジュールを組みやすくなります。最寄り駅からの所要時間や駐車場の有無といったアクセス情報も合わせて記載しましょう。

自社ブースの位置も忘れずに伝えたい情報です。「○○ホール ブース番号A-12」のように具体的に示しておけば、来場者が広い会場内で迷わずブースに辿り着けます。会場の規模が大きいほどブース位置の明記が来場率を左右するため、基本情報とセットで案内するのが望ましいでしょう。

自社ブースの出展内容と見どころ

受信者が知りたいのは展示会の概要よりも「自社ブースで何が見られるか」です。新製品の発表やデモンストレーション、技術セミナーの実施など、来場者の関心を引きやすい要素を具体的に伝えましょう。「何が体験できるのか」が明確になるほど来場の動機につながるからです。

また出展テーマやコンセプトを一言で表すキャッチコピーがあると、メール全体の訴求力も高まります。展示会のキャッチコピーの考え方については下記の記事でも詳しく解説しています。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no8/

来場者特典や限定コンテンツの案内

来場者限定のノベルティや特別割引、先行体験といった特典があれば案内メールで必ず告知しましょう。来場を迷っている受信者にとって特典は最後のひと押しになり得ます。「ブースにお越しいただいた方に○○をプレゼント」のように具体的な中身を示すほど反響は高まるでしょう。

特典を選ぶ際は受信者の業種や関心との相性を意識することも欠かせません。BtoB向けの展示会であれば業界レポートや導入事例集など実務に直結する資料が好まれます。一方でBtoCの要素が強い催しでは、来場者の手元に残りやすいお菓子や日用品のノベルティも有効です。受け取った特典がそのまま話題づくりにつながるケースもあるため、特典の「もらった後の体験」まで想像して選ぶと効果を高めやすくなります。

なお展示会で配布するノベルティの選び方については下記の記事も参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2602no2/

申し込みフォームや問い合わせ先へのリンク

来場登録や事前予約へのリンクは、メール内の目立つ位置に配置します。本文を読んで興味を持った受信者がそのままアクションを起こせるよう、メールの前半や本文直後など見落とされにくい場所に置きましょう。テキストメールで送る場合はURLの前後に空行を入れて視認性を確保し、HTMLメールで一斉配信する場合はボタン形式のリンクを設けるとクリック率の改善が期待できます。

合わせて担当者名・メールアドレス・電話番号といった個別の問い合わせ先も記載しておきましょう。「ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください」の一文を添えるだけでも、受信者が連絡を取る際の心理的なハードルを下げられます。

【送付先別】展示会の案内メールの例文

案内メールは送付先によって文面を使い分けることが効果的です。ここでは代表的な3つの送付先に分けた例文を紹介します。

既存顧客向けの案内メール

既存顧客には日頃の取引への感謝を冒頭に述べつつ、展示会で提案できる新たな価値を伝えましょう。

件名：【展示会のご案内】○○展にて新サービスをご紹介いたします

○○株式会社
△△様

いつもお世話になっております。□□株式会社の××です。

このたび弊社は下記の展示会に出展する運びとなりました。貴社の業務にお役立ていただける新サービスをご用意しておりますのでご案内申し上げます。

■展示会名：○○○○展2026
■日時：2026年○月○日（○）〜○月○日（○） 10:00〜17:00
■会場：東京ビッグサイト ○○ホール
■ブース番号：A-12

今回は△△に関する新サービスのデモンストレーションを実施する予定です。ブースにお越しいただいた方には限定資料もご用意しておりますので、ぜひお立ち寄りください。

事前にご来場登録をいただけますと優先的にご案内が可能です。
▼ご来場登録はこちら
（URL）

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。

新規見込み客向けの案内メール

新規の見込み客に対しては自社の紹介を簡潔に行いつつ、展示会で得られるメリットを前面に打ち出します。

件名：【ご招待】○○展で△△の最新事例をご体験いただけます

○○株式会社
ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。□□株式会社の××と申します。

弊社は△△分野のソリューションを提供しており、このたび下記展示会に出展する運びとなりました。

■展示会名：○○○○展2026
■日時：2026年○月○日（○）〜○月○日（○） 10:00〜17:00
■会場：東京ビッグサイト ○○ホール
■ブース番号：A-12

ブースでは△△の導入事例や活用方法を実際の画面でご覧いただけます。同業他社での成功事例もご紹介しておりますので、情報収集の場としてもご活用ください。

ご来場いただいた方には業界動向をまとめたレポートを進呈いたします。
▼ご来場登録はこちら
（URL）

ご質問やご要望がございましたら、本メールへの返信にてお気軽にお問い合わせください。

休眠顧客向けの案内メール

しばらく連絡が途絶えている休眠顧客には、過去の接点に触れたうえで自然な形で案内を行います。

件名：【展示会のご案内】○○展にて最新の取り組みをご紹介いたします

○○株式会社
△△様

ご無沙汰しております。□□株式会社の××でございます。以前○○の件でお話しさせていただきましたが、その後いかがお過ごしでしょうか。

このたび弊社は下記展示会に出展いたします。前回お話しした内容からさらに進化したサービスをご用意しておりますのでご案内させていただきます。

■展示会名：○○○○展2026
■日時：2026年○月○日（○）〜○月○日（○） 10:00〜17:00
■会場：東京ビッグサイト ○○ホール
■ブース番号：A-12

今回の展示会では△△に特化した新機能をご体験いただけます。短時間でもお気軽にお立ち寄りいただければ幸いです。

▼ご来場登録はこちら
（URL）

ご都合がつかない場合でも資料をお送りすることが可能です。お気軽にお申し付けください。

展示会の案内メールで来場率を高めるポイント

展示会の案内メールの文面が完成したら送り方にも工夫を加えましょう。以下のポイントを押さえることで来場率の向上が期待できます。

開封されやすい件名を作成する

受信者が開封するかどうかは件名に大きく左右されます。件名が長すぎるとメールソフトの表示欄で途切れてしまうため要点を絞って簡潔にまとめましょう。冒頭に【展示会のご案内】や【ご招待】といったラベルを置くと、受信トレイの中で他のメールと差別化しやすくなります。

件名には受信者にとってのメリットも盛り込むことをおすすめします。「新製品をご体験いただけます」「限定レポートを進呈」のように具体的な価値が伝わる表現を選ぶと開封率の向上が見込めるからです。一方で「お知らせ」「ご連絡」のような抽象的な件名は他のメールに埋もれやすいため避けましょう。

送付タイミングとリマインドを計画する

案内メールの初回送付は展示会の3〜4週間前が目安です。このタイミングであれば受信者にスケジュールを調整する余裕があり、来場の検討に十分な時間を確保できるからです。開催直前の送付では予定が埋まっているケースが多く来場につながりにくくなるためご注意ください。

なお初回の案内だけでは見落としや失念も起こり得るため、リマインドメールもあわせて計画しましょう。開催1週間前に1通目、前日または当日朝に2通目を送る流れが一般的です。リマインドの文面は初回の繰り返しではなく「残席わずか」「当日限定の特典」など新しい情報を加えることで、再度関心を引き寄せやすくなります。

ターゲットに合わせた文面を用意する

全員に同じ文面を送るよりも受信者の属性や関心に応じて内容を出し分けるほうが来場率は高まります。例えば製造業の顧客には生産効率の改善事例を、IT業界の顧客にはシステム連携の活用方法を前面に出すなど、業種ごとに訴求の軸を変えるだけでも反応は変わってきます。

さらに過去の取引状況や問い合わせ履歴をもとに個別のメッセージを一文添えると、開封後のアクションにもつながりやすくなります。「前回ご相談いただいた○○について新しいご提案がございます」のようなパーソナライズされた一文があるだけで、受信者は一斉配信ではなく自分宛ての案内だと感じやすくなるためです。

まとめ

展示会の案内メールでは基本情報・出展内容・来場者特典・申し込み導線の4項目を漏れなく記載し、送付先の属性に合わせて文面を出し分けることが来場率向上の基本です。加えて初回送付のタイミングやリマインドメールの設計、件名の工夫といった細部の改善が開封率と来場率に直結します。本記事で紹介した例文やポイントを参考に、自社の案内メールをブラッシュアップしてみてください。

展示会でブースへの来場者に印象を残す工夫として、オリジナルパッケージのお菓子を活用する方法もあります。森永製菓の「おかしプリント」ではハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルのパッケージに企業ロゴやメッセージを印刷でき、小ロットから注文が可能です。来場特典やブースでの配布用としてお気軽にお問い合わせください。