展示会のスタッフ派遣を活用するメリット！会社選びのコツと費用感

展示会では来場者への声掛けから製品説明、商談対応など業務内容が多岐にわたるため、自社スタッフだけではハードルが高いと感じるケースも多いです。

そこで活用を検討したいのが、展示会に特化した派遣サービスです。

本記事では展示会スタッフ派遣を活用するメリットと費用目安、派遣会社の選び方、依頼時に伝えるべき情報などを解説します。

展示会のスタッフ派遣を活用するメリット

展示会スタッフの派遣サービスを利用することで得られるメリットとして、ここでは以下の3つを解説します。

• 人材確保の手間とコストを削減できる
• 展示会のプロによる質の高い対応が可能
• 必要な人数を必要な期間だけ確保できる

人材確保の手間とコストを削減できる

展示会のスタッフ派遣を活用する大きなメリットが、人材確保にかかる時間と労力を削減できる点です。自社で展示会スタッフを募集・採用・研修する場合に比べ、大幅に社内の負担を軽減できます。

展示会の期間は数日から長くても1週間程度であり、そのために新規採用を行うのは非効率です。一方で既存社員を展示会に充てると、通常業務に穴が空いてしまいます。特に中小企業では人的リソースに限りがあるため、深刻な問題になりかねません。

しかし派遣サービスを利用すれば、必要なタイミングで必要な人数を確保できます。新規採用のための選考・採用手続きを省略し、担当者は展示会の企画や製品準備といった本質的な業務に集中できます。

展示会のプロによる質の高い対応が可能

派遣スタッフには展示会運営の経験者が多く、来場者への対応品質を高められる点もメリットです。ブースでの立ち振る舞いや声掛け、名刺交換のマナーなど、展示会特有のスキルを身につけた人材を活用できます。

コンパニオンや説明員として活動してきた経験者であれば、来場者の関心を引く声掛け、適切な距離感でのコミュニケーション、スムーズな名刺交換といったスキルも持ち合わせています。またプロの派遣スタッフは、長時間の立ち仕事や来場者対応にも慣れています。展示会初日から最終日まで、安定したパフォーマンスを発揮してくれる点もメリットとなるでしょう。

もちろん自社製品の知識については事前研修で習得してもらう必要がありますが、接客や対人コミュニケーションの基礎ができている分、研修時間も短縮可能です。

必要な人数を必要な期間だけ確保できる

必要な人員を必要な期間だけ確保できるのも、展示会のスタッフ派遣サービスを使うメリットの一つです。たとえば初日と最終日は来場者が多いため人員を増やし、中日は人数を減らすといった調整も可能です。朝の開場直後と夕方の閉場前は人流が落ち着くため、ピークタイムに合わせてシフトを組むこともできます。

また複数の展示会に連続して出展する場合、すべてを自社スタッフでカバーするのは困難です。しかし派遣サービスを活用すれば、各展示会の日程に合わせて人員を手配できるので、社員の負担を軽減できるのです。

展示会のスタッフ派遣にかかる費用目安

展示会スタッフの派遣にかかる費用としては、1日あたり15,000円〜35,000円程度が目安です。経験やスキル、容姿、語学力などによっても単価は変動し、バイリンガル対応や特定の資格を持つスタッフなら相場より高くなる傾向があります。

MCやナレーターといった専門スキルを持ったスタッフを依頼する場合、1日あたり30,000円〜80,000円程度を見積もっておきましょう。ステージイベントの進行やプレゼンテーションを担当するため、スキルや経験によって単価の差が大きくなります。テレビやラジオ出演経験のある人材は、さらに高額になることもあります。

なお上記の費用に加えて、交通費、衣装代、研修費などが別途加算されるケースがあります。見積もり段階で内訳を確認し、事前に総額を把握しておきましょう。

展示会スタッフの派遣会社を選ぶコツ

次に展示会スタッフの派遣会社を選ぶときのポイントについて、以下の3つをご紹介します。

• 過去の派遣実績をもとに選ぶ
• 複数の会社に見積もりを依頼する
• 費用の安さだけで判断しない

過去の派遣実績をもとに選ぶ

派遣会社を選ぶ際は展示会向けの派遣実績を確認することが重要です。実績を確認する際は、対応した展示会の種類や規模を尋ねてみましょう。同業界の展示会を多く手掛けている会社であれば、業界特有の事情を理解しており、打ち合わせもスムーズに進みます。

また大規模展示会への対応実績も参考になります。東京ビッグサイトや幕張メッセなどの会場で多くのブースを担当した経験がある会社は、大人数の派遣や急な変更への対応力も期待できます。

複数の会社に見積もりを依頼する

展示会スタッフを依頼する派遣会社は複数社から見積もりを取った上で比較検討するのが基本です。見積もり依頼時には、展示会の日程、会場、ブースサイズ、必要人数、業務内容を具体的に伝えてください。条件が曖昧だと正確な見積もりが出ず、前提条件が揃わなければ他社との比較も難しくなります。

見積もりを比較する際は、費用の総額だけでなく内訳も確認しましょう。基本料金、交通費、衣装代、研修費、オプション料金など、何が含まれていて何が別途請求になるのかを把握してください。追加費用が発生しやすい条件（時間延長、深夜対応など）についても確認しておくと安心です。

費用の安さだけで判断しない

展示会スタッフの派遣会社を選ぶときには、価格の安さだけで即決してしまわないようにご注意ください。原則として派遣スタッフの経験やスキルは、単価に反映されます。費用を優先するあまり経験に乏しいスタッフばかりが配置されると、来場者への対応品質が低下し、かえってブースの印象を損なうおそれがあります。

またサポート体制や研修の質も費用に反映されます。派遣会社によって事前研修の時間や内容、当日のフォロー体制には差があり、手厚いサポートを提供する会社ほど費用が高くなる傾向にあります。経験豊富なスタッフと充実したサポートが得られるなら、多少費用が高くても展示会全体の成果向上につながります。

展示会のスタッフ派遣を依頼する際に伝えるべきこと

展示会スタッフの派遣を依頼する際には、次のような項目を必ず伝えておき、当日のトラブルやミスマッチを防ぎましょう。

• 開催日時・会場・日程
• 依頼したい業務内容
• 出展コンセプト・目的

開催日時・会場・日程

展示会の開催日時と会場は、最初に正確に伝えてください。展示会の正式名称、開催日程、会場名などは必須情報です。スタッフの集合時間と業務終了時間も具体的に伝えましょう。展示会の開場・閉場時間だけでなく、事前準備や撤収作業がある場合はその時間も含めてください。

複数日にわたる展示会の場合、日ごとの稼働時間やシフト体制も相談しましょう。「初日と最終日は8時間、中日は6時間」といった形で、日程ごとの条件を整理して伝えると効果的です。設営日や撤収日にもスタッフが必要な場合は、その旨を伝えておくと後々のトラブルを防げます。

依頼したい業務内容

派遣スタッフに担当してほしい業務内容を具体的に伝えることも重要です。「ブース対応をお願いしたい」といった曖昧な依頼では、派遣会社側で適切な人材を選定できないからです。

声掛け・集客、製品説明、資料配布など、想定される業務を指示書として書き出し、どの業務を優先するのか、時間帯によって役割分担があるのかも併せて明示しましょう。

また業務に必要なスキルや経験も明示してください。「技術的な説明ができる人」「英語対応が可能な人」「立ち仕事に慣れている人」など、求める条件を具体的に伝えることで、ミスマッチを防げます。

服装の指定がある場合も事前に伝えてください。企業ロゴ入りのポロシャツを着用する、特定の色のジャケットを着る、といった条件があれば、派遣会社と共有しておきましょう。

出展コンセプト・目的

派遣スタッフに自社の出展意図を理解してもらうために、出展コンセプトや目的も共有してください。単に業務を指示するだけでなく、背景や狙いを伝えることで、スタッフの対応品質が向上するメリットがあります。

「新製品の認知度向上を目的としている」「既存顧客との関係強化を重視している」「具体的な商談獲得を目標としている」など、今回の展示会で達成したいゴールを説明しましょう。またターゲットとする来場者層も事前に共有しておきましょう。「製造業の設計担当者」「中小企業の経営者」「IT部門の責任者」など、優先的にアプローチしたい相手を明確にすることで、スタッフの声掛けや対応の方向性が定まります。

展示会のスタッフ派遣で依頼できる仕事内容

派遣会社を通じて依頼できる仕事内容はさまざまです。ここでは代表的な以下3つの職種と、それぞれの役割を解説します。

• コンパニオン・説明員
• MC・ナレーター
• 運営スタッフ

コンパニオン・説明員

展示会のコンパニオンはブースの顔としての集客や来場者対応を担当します。通路を歩く来場者に声を掛け、ブースへの誘導を行い、資料やノベルティの配布を行います。華やかな見た目でブースに注目を集める役割も果たします。

説明員は製品やサービスの詳細な説明を担当します。コンパニオンが集客した来場者に対して、製品の特徴や導入メリットを説明し、質問に回答します。技術的な内容を扱う場合は、専門知識を持つ説明員が求められます。

両者を兼任するケースもあれば、役割を分けて配置するケースもあります。ブースの規模や来場者数に応じて、最適な人員構成を検討してください。

MC・ナレーター

MCはステージイベントやプレゼンテーションの進行役を務めるスタッフです。製品発表会やセミナー、デモンストレーションといったプログラムの司会を担当し、来場者の関心を維持しながらイベントを盛り上げます。

ナレーターは製品紹介や企業PR用のナレーションを担当します。展示映像の音声収録や、ブース内での定時アナウンスなどを行います。声のトーンや話すスピードをコントロールし、聞き手に伝わりやすい語りを提供します。

MCやナレーターを起用する場合は、事前に台本や進行表を用意し、リハーサルの時間を確保してください。即興での対応力が求められる場面もあるため、経験豊富な人材を選ぶのがコツです。

運営スタッフ

運営スタッフはブース運営を裏方として支える役割を担います。受付での来場者対応、資料やノベルティの補充、来場者情報の入力、備品の管理といった業務を手掛けます。表立って来場者と接する機会は少ないものの、ブースの円滑な運営には欠かせない存在です。営業担当者が商談に集中できる環境を整えることで、全体としての成果向上に貢献します。

運営スタッフは他の職種に比べて単価が低いため、コストを抑えながら人員を増やしたい場合に適しています。コア業務を担う自社スタッフや説明員を支える補助要員として、戦略的に配置しましょう。

まとめ

展示会スタッフの派遣サービスは、人材確保を効率化し、プロによる対応品質の向上を図り、柔軟な人員配置を可能にするといったメリットをもたらします。派遣会社を選ぶ際は、実績・費用・サポート体制を総合的に評価し、自社の展示会に最適なパートナーを見つけてください。

なお展示会での好印象づくりには、スタッフの対応と合わせてノベルティも効果的です。森永製菓の「おかしプリント」なら、ハイチュウなどの人気菓子に企業ロゴをプリントして配布できます。来場者との会話のきっかけになり、ブースの印象を高める効果も期待できます。最小100個から注文可能で、デザイン入稿後約2週間で届くため、展示会準備と並行した手配が可能です。ノベルティ選びでお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。