展示会向けQRコード受付システムの選び方｜無料アプリと運用方法を解説

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展示会ブースにおいてQRコードによる受付を採用する企業が増えています。QRコードによる受付とは事前にエントリーを完了した来場者へ専用のQRコードを送り、当日はそのコードを読み込むだけで入場手続きが終わる仕組みです。紙台帳や名刺をアナログで処理する工程がなくなり受付担当者の作業負荷を大幅に軽減できるメリットがあります。

しかし一方で「自社に合うシステムの選び方がわからない」「費用をかけずに導入する手段はないか」と頭を悩ませる担当者も少なくありません。

本記事では展示会向けQRコード受付システムの基本と選定ポイント、さらにコストゼロで始める手法や当日のオペレーションについても詳しく紹介します。

展示会向けのQRコード受付システムとは？

はじめに展示会向けQRコード受付システムが果たす機能と導入メリットなどを解説します。

QRコード受付システムが担う機能

QRコード受付システムは来場者の事前受付から当日の入場処理、来訪記録の保存まで一括して管理できるツールです。

これまで展示会の受付といえば紙の受付表や名刺交換が主流でした。紙運用では来場者情報を転記する作業に手間がかかり、電子データ化も煩雑になりがちです。そこでシステムを取り入れれば、来場者は端末画面のコードを提示するだけで入場処理が完了し、来訪データは瞬時にシステム上へ取り込まれます。

さらに一人あたりの対応時間が短くなり、受付前の行列を解消する効果も期待できます。

QRコード受付システム導入で得られる利点

QRコード受付システムを採用する利点は受付オペレーションの簡素化と人的コストの削減にあります。紙を使った従来型の受付では何人ものスタッフを配置する必要がありましたが、QRコード方式なら少人数でも滞りなく対応できます。浮いたリソースを商談や来場者への説明に振り分けることで出展全体の費用対効果を高められます。

加えて来場者の情報がその場でデータとして蓄積されるため、展示会終了後のアプローチがしやすくなります。取得したリストをそのまま営業活動に転用できるほか、サンクスメールや満足度調査の送信も容易です。手書き情報の誤読や打ち込みミスも発生しないため、データの正確性が格段に向上します。

QRコード受付システムのタイプ

展示会で用いられるQRコード受付システムは大きく3タイプに分かれます。

1つ目はスタッフスキャン型です。来場者が見せるコードをブース担当者がデバイスで読み込み、入場登録を行う方式を指します。直接やり取りが発生するため商品紹介やブース誘導を自然に始められる点が強みです。

2つ目はセルフチェックイン型です。来場者自身がスマートフォンを使い、ブースに貼られたQRコードを読み込んで情報入力を完了させます。スタッフを介さずに手続きが済むため人が集中する展示会の待機時間削減に有効です。3つ目はバッジプリント型です。受付時にQRコード入りの名札や入場パスを印刷して渡す形式で、出入りの厳密な把握が必要な会場で活躍します。

ブース単位の運用を見据えるなら、臨機応変な接客がしやすいスタッフスキャン型を採用するのがおすすめです。

展示会用のQRコード受付システムの選び方

次に自社に合ったシステムを判断するために確認しておきたい5つの視点を紹介します。

見込み来場者数と登録上限をチェックする

システム比較の第一歩として把握しておきたいのが登録可能な人数の上限と想定するイベント規模です。

導入するシステムごとに受け入れられる来場者数の枠は異なります。コンパクトな展示会向けのサービスでは数百名が限度のケースもあれば、大型展示会に対応したサービスで数万名までカバーできる場合もあります。見込み来場者数をあらかじめ算出して余裕をもった枠のシステムを選んでください。

QRコードの発行・配布方法で選ぶ

QRコードの発行方法と配布方法はシステムによって異なります。

よく見られるのは事前エントリーフォームへの入力完了時にメールで自動送付するパターンです。コードを画像添付で送る方式とリンクをタップして表示させる方式があり、サービスによって仕様が異なります。来場者がスマートフォン上でスムーズに表示できるかを見極めましょう。

加えて営業担当者が招待先リストを一括インポートし、まとめてコードを作成・送付できる機能があると運用が楽になります。事前登録なしで当日飛び入りする来場者に向けて、その場でコードを即時発行できるかも確認しておいてください。

読み取りデバイスの種別・仕様で選ぶ

コードをスキャンするデバイスの種別と仕様もシステム比較の重要項目です。

読み取り用デバイスとしてはスマートフォンやタブレット、専用スキャナが挙げられます。スマートフォンやタブレットで対応できるシステムなら社内にある端末を流用できるため、追加コストを抑えやすい点がメリットです。一方で専用スキャナはスキャン速度に優れており、短時間で多数の来場者を捌く必要がある会場に向いています。

また対応OSの確認も必要です。iOSとAndroidの双方をカバーしていればデバイスの選択幅が広がります。さらに会場のネット回線が不安定なケースを想定し、オフライン稼働に対応しているシステムを選んでおくと安心です。

来場者データの保管・書き出し機能で選ぶ

取得したデータの保管方法や書き出し形式は、展示会終了後のアプローチ活動を左右する重要項目です。

特に確認しておきたいのは来場者データをCSVやExcel形式で抽出できるかという点です。書き出し機能があれば来場者リストを営業チームへ共有したり、メール配信プラットフォームへインポートしたりする流れがスムーズになります。来場時刻など細かな情報まで取得できるシステムなら来場者の動向分析にも役立ちます。

安全性・サポート体制で選ぶ

来場者の個人情報を預かる以上、システムの安全対策は必ず確認してください。

暗号化通信（HTTPS）への対応状況やデータの保存先、操作権限の設定機能といったセキュリティ仕様を確認しましょう。サポート体制も選定の大切な要素です。展示会当日に不具合が起きた際に迅速なフォローを受けられるかを把握しておきます。問い合わせ対応の受付時間や緊急時の連絡方法も事前に確かめておくと安心です。

展示会用のQRコード受付を無料で始める方法

初期投資を抑えてQRコード受付を導入したいなら、無償ツールを組み合わせて仕組みを構築する方法があります。

代表例としてGoogleフォームとスプレッドシートを連携させるやり方があります。Googleフォームで事前エントリーを受け付け、回答内容をスプレッドシートへ自動で書き込む仕組みを作ります。さらにQRコード作成サービスを併用すれば来場者ごとに異なるコードを生成できます。ただしコードの自動メール送信やリアルタイム入場確認には追加設定が必要です。

またLINE公式アカウントを使う方法もあります。リッチメニューやショップカード機能を通じてQRコードを届け、来場時にスキャンする流れを構築するやり方です。来場者がLINEを使っていれば友だち登録を通じて継続的なコミュニケーションにつなげられる点も利点となります。

加えて、イベント管理サービスのフリープランを利用する方法も選択肢に入ります。小規模イベント向けにフリープランを用意しているサービスがあり、人数や機能に制約はあるものの基本的なQRコード受付を無償で使えます。

ただし無料の手段には機能・サポートの両面で制約があります。大人数が訪れる展示会や複雑なオペレーションを求める場合は有償サービスの採用も視野に入れてください。

展示会用QRコード受付システムの導入から運用までの流れ

ここからは展示会用QRコード受付システムを採用するにあたっての事前準備と展示会当日のオペレーション、会期終了後のデータ活用までを順番に見ていきます。

【準備】導入前に整理すべき項目と備品・マニュアル

システム導入に先立ち、まずは受付オペレーション全体の設計を固めてください。来場者情報の入力担当やコード発行のタイミング、当日の受付手順といった流れを明確化します。最初に事前エントリーフォームを用意して自動返信メールにコードを添付する設定を施します。続いて読み取りデバイスの準備と動作テストを完了させましょう。

なお通信環境の整備も忘れずに行ってください。会場設置のWi-Fiは混雑時に速度低下が起きやすいため、ポケットWi-Fiやモバイルバッテリーを持参しておくと安心です。

関連して、当日対応スタッフへの操作トレーニングも大切です。システムの使い方に加え、不具合が起きたときの対処手順も事前に共有しておきましょう。

【当日】受付オペレーションとトラブルへの対処

当日の運用フローは「来場者がコードを見せる → スタッフがデバイスで読み込む → 来場ステータスが即時反映される」という流れが基本です。操作がシンプルなため来場者を待たせる時間を大幅に短縮できます。

そこでスタッフの配置はスキャン担当や案内役、問い合わせ対応役といった役割を明確に分けておくとスムーズです。混雑時に対応できるよう複数台のスキャン端末を準備して追加レーンを増設できる体制を作っておきましょう。

もちろん、当日発生しがちなトラブルへの備えも欠かせません。来場者がコードを探し出せない場合は受信メールの検索キーワードを案内し、必要に応じてコード再発行フォームを用意しておきます。スキャンがうまくいかないときは周囲の明るさを調整したりアプリを再起動したりして試してください。それでも改善しなければ手動入力で対応します。

事前登録をしていない飛び込み来場者向けには当日エントリー用のフォームを別途準備しておくと安心です。

なお展示会受付のポイントについては以下の記事も参考にしてください。

https://www.morinaga.co.jp/okashiprint/column/2601no9/

【管理・運用】取得データの活用と次回に向けた改善

展示会終了後は受付で取得したデータを集計・分析し、フォロー活動や次回改善に役立てます。

具体的には来場者総数や時間帯別の来場傾向、非来場者の割合といった基礎データを整理しましょう。時間帯別のデータを見ればピークタイムがわかり、次回の受付体制の計画に反映できます。非来場者リストを抽出しておけば別日のご案内や次回開催時の招待にも転用可能です。

取得した来場者データはExcelやCSV形式で抽出して営業用リストや報告資料として活かしてください。メール配信ツールと組み合わせればサンクスメールや満足度調査の配信も手際よく進められます。混雑時間帯の特定や受付オペレーションのボトルネック発見など、データを根拠にした次回のブラッシュアップも実現可能です。

ただし個人情報の取り扱いには細心の注意を払ってください。データの保管期間や利用目的を明示して不要になった情報は速やかに削除しましょう。

まとめ

展示会向けのQRコード受付システムは、受付オペレーションの省力化・効率化と来場者データの有効活用を両立できる便利なツールです。本記事で取り上げた選定のポイントや導入から運用までの流れを参考に、自社の出展に合ったシステムを見つけてください。

展示会での印象づくりにはQRコード受付と合わせてノベルティの活用も効果的です。森永製菓の「おかしプリント」なら、ハイチュウやラムネ、ミルクキャラメルといった人気菓子に企業ロゴやメッセージをプリントして配布できます。QRコード受付と一緒にノベルティを手渡せば来場者との会話が自然と弾み、好印象を残せるでしょう。最小ロット100個から対応しており、デザイン入稿後約2週間で届くため、QRコード受付システムの導入と並行して準備を進められます。ノベルティ選びでお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。

※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です